Nie tylko praca w biurze ma związek z korespondencją służbową. Własna poczta jest też niezbędna dla np. przedstawicieli handlowych pracujących w terenie. Czy pracodawca może zaglądać do naszej służbowej skrzynki? Jakie prawa obowiązują obie strony? Tajemnica korespondencji służbowej pod lupą!
Na czym polega tajemnica korespondencji?
Tajemnica korespondencji jako termin ma swoje ugruntowanie w polskim prawie. W myśl Konstytucji bowiem, każdy z nas ma prawo do prywatności i ochrony informacji, którymi wymieniamy się z naszymi rozmówcami. Pod pojęciem korespondencji należy tu rozumieć rozmaite formy komunikowania:
- tradycyjna poczta,
- korespondencja elektroniczna (e-mail, sms, mms),
- rozmowy za pośrednictwem komunikatorów,
- rozmowy telefoniczne,
- nagrania audio i wideo.
Kiedy dochodzi do naruszenia tajemnicy korespondencji?
Warto zaznaczyć, że tajemnica korespondencji obowiązuje zarówno nadawcę, jak i odbiorcę. Czego im nie wolno robić, aby nie doszło do naruszenia tajemnicy korespondencji?
- Zabronione jest ujawnienie korespondencji bez zgody nadawcy lub adresata.
- Nie wolno zapoznawać się z cudzą korespondencją.
- Nie jest dozwolone niszczenie cudzej korespondencji, jej przywłaszczenie lub przejęcie.
- Zabronione jest również celowe uniemożliwianie adresatowi zapoznanie się z jego korespondencją.
Przeczytaj też: Jakie konsekwencje może nieść spóźnianie się do pracy?
Czy pracodawca może czytać wiadomości email pracowników?
Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest taka prosta, jak mogłoby się wydawać. Przecież cały sprzęt, jakim dysponujemy w pracy (komputer, laptop, komórka), nie są naszą własnością, tylko należą do firmy, która nas zatrudnia. Są one traktowane jako narzędzia pracy i tylko do tego powinny być wykorzystywane.
Praktyka pokazuje jednak, że pracownicy używają elektroniki służbowej do prywatnych celów. Lubią na przykład przeglądać ulubione strony internetowe bądź dzwonić do bliskich osób. Zajmijmy się jednak adresem e-mail, który mają do dyspozycji. Z punktu widzenia prawa jego właścicielem jest pracodawca. Dlatego też maile wysyłane ze służbowego konta są traktowane jako oficjalna korespondencja, która powinna być ściśle związana z działalnością firmy. Często jest to jasno określone przez regulamin danego zakładu pracy.
Oznacza to również, że pracodawca może sprawdzić treść wiadomości wysyłanych przez pracownika. Wcześniej jednak powinien on o takiej kontroli poinformować. Gdyby tego nie zrobił, spada na niego odpowiedzialność za naruszenie dóbr osobistych podwładnego.
Naruszenie tajemnicy korespondencji służbowej – co robić?
Z jednej strony więc pracodawca może kontrolować służbową pocztę, a z drugiej nie ma prawa naruszać prywatności pracownika. Jak to może wyglądać w praktyce?
Najczęściej chodzi o to, by w trakcie przeglądania korespondencji nie czytać prywatnych treści, jeśli takie się tam pojawią. Gdyby jednak do tego doszło, pracodawca zobowiązany jest nie dzielić się z nikim nabytymi w ten sposób informacjami.
Pracownik, którego prawa zostały złamane, może żądać natychmiastowego zaniechania przeglądania poczty. Ma on też możliwość domagać się zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty określonej sumy na jakiś cel społeczny. Gdyby nieprawidłowe działanie pracodawcy naruszyło majątek podwładnego, ma on także prawo domagać się rekompensaty.
Innym sposobem na ukaranie wścibskiego szefa jest kierowanie sprawy na drogę postępowania cywilnego lub karnego. Kodeks karny w art. 261 § 1 przewiduje za złamanie tajemnicy korespondenci grzywnę, a nawet karę ograniczenia lub pozbawienia wolności do lat dwóch!
Pracodawcy powinni być więc bardzo ostrożni, pamiętając o tym, że mogą w sposób legalny czytać służbowe maile po uzyskaniu odpowiedniego upoważnienia ze strony pracownika. Nawet wtedy jednak muszą pamiętać, by zapoznać się wyłącznie z treściami, które mają charakter służbowy.
Sytuacje sporne – czy pracownik może ponieść konsekwencje?
Warto tu rozważyć jeszcze jeden przypadek, który zdarza się podczas wykonywania takich czynności. Pracodawca zastrzega, że będzie kontrolował narzędzia pracy, czy faktycznie służą one wyłącznie do wywiązywania się z obowiązków służbowych. Pracownicy są o tym poinformowani, a przełożony zaczyna to prawo egzekwować przez sprawdzanie poczty podwładnych. Natyka się na wiadomość, której tytuł może sugerować charakter prywatny. Co może wtedy zrobić?
Po pierwsze, jak już wspomnieliśmy, nie może zapoznać się z wiadomością, ale może poprosić pracownika o stosowne wyjaśnienie. Jeśli stwierdzi naruszenie obowiązków pracowniczych, może wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Tym razem to pracownik może dostać naganę, karę pieniężną lub nawet wypowiedzenie umowy o pracę.
Gdyby z kolei przełożony odczytał e-mail wyglądający na wiadomość służbową, który jednak byłby prywatną korespondencją, jest zwolniony z odpowiedzialności wobec pracownika. W takiej sytuacji bowiem tajemnica korespondencji nie zostaje naruszona. Trudno tu mówić o winie szefa, która i tym razem leży po stronie niefrasobliwego podwładnego.
